Как вести кадровый учет в компании: базовые документы и обязанности работодателя

Кадровый учет становится обязательным для компании с момента найма первого сотрудника. Его задача — обеспечить правильное оформление отношений с персоналом и своевременное выполнение требований законодательства.

Ошибки в этой сфере могут привести к спорам с работниками, претензиям контролирующих органов и административной ответственности. Поэтому важно не просто оформлять отдельные бумаги, а выстроить последовательный порядок работы с ними.

Руководитель компании «КУБ» Заболотная Ксения Геннадьевна объясняет, какие обязанности возникают у работодателя, что необходимо предусмотреть при оформлении сотрудников и как снизить риск нарушений.

Что такое кадровый учет

Кадровый учет — это системное ведение сведений о сотрудниках и фиксация событий, возникающих в период их занятости. Он обязателен для компаний и ИП, привлекающих наемный персонал.

В эту работу входят несколько направлений:

• Получение и актуализация сведений о сотрудниках. Эти данные необходимы при приеме, начислении выплат, предоставлении отпусков, ведении воинского учета и в других предусмотренных законом случаях. В дальнейшем часть информации приходится обновлять.
• Оформление кадровых событий. Прием, перевод, изменение условий, отпуск, командировка, увольнение и другие изменения должны быть правильно зафиксированы.
• Подготовка внутренних форм и отчетности. На основании имеющихся сведений оформляют приказы, справки, табели, графики и другие материалы, необходимые для текущей работы компании.
• Передача информации в государственные органы. Работодатель направляет сведения о сотрудниках в СФР и другие ведомства в случаях и сроки, установленные законом.
• Хранение. После увольнения часть материалов продолжает храниться в течение установленных сроков.

Обязательный комплект документов для работодателя

Если в компании есть наемные сотрудники, необходимо оформить следующие документы и сведения:

Что потребуется дополнительно

Помимо базового перечня, в зависимости от условий занятости и состава персонала могут потребоваться:

• графики сменности;
• договоры о полной материальной ответственности;
• формы для оформления командировок;
• трудовые договоры или дополнительные соглашения о дистанционной работе;
• материалы воинского учета;
• внутренние положения и соглашения об особых режимах и условиях труда.

Это только часть возможного перечня. В конкретной компании могут потребоваться и другие формы — в зависимости от того, как организована деятельность и какие обязанности возникают у работодателя.

Какие формы больше не обязательны

За последние годы требования к кадровому оформлению стали менее формализованными. Ряд типовых документов теперь можно не применять в обязательном порядке:

• Личная карточка Т-2. Обязанности вести ее на каждого сотрудника сейчас нет. Для воинского учета применяется отдельная карточка гражданина по форме № 10. Т-2 можно сохранить как внутренний учетный документ, если компании так удобнее.
• Приказ о приеме. Основанием для возникновения отношений является подписанный договор. Дополнительный приказ компания вправе издать по своему усмотрению.
• Унифицированные формы. Т-1, Т-6, Т-12, Т-13 и другие типовые бланки Госкомстата не являются обязательными для коммерческих организаций с 2013 года. Компания может продолжать ими пользоваться либо утвердить собственные формы с необходимыми реквизитами.
• Учет бумажных трудовых книжек. Если такие документы хранятся у работодателя, их необходимо учитывать. Использовать прежнюю обязательную форму книги учета уже не требуется — организация вправе утвердить собственный журнал.

Кто отвечает за кадровые вопросы

Закон не требует, чтобы в каждой организации обязательно был отдельный кадровик. Работу с персоналом можно поручить сотруднику компании, распределить между несколькими специалистами либо передать внешнему исполнителю.

В небольшой организации эти функции нередко берет на себя руководитель или бухгалтер. В таком случае важно закрепить полномочия и обеспечить доступ к необходимым сведениям с учетом требований к персональным данным.

Если в организации много сотрудников, эти функции обычно передают отдельному специалисту или кадровой службе — так проще распределять задачи и контролировать сроки.

Еще один вариант — аутсорсинг. Внешний специалист может вести текущие процедуры, контролировать сроки, готовить необходимые формы и проверять их соответствие законодательству. Передача этой функции не меняет статус организации как работодателя и не освобождает ее от установленных законом обязанностей.

Как организовать кадровую работу в компании

Если систему выстраивают с нуля, лучше придерживаться следующего алгоритма.

1. Назначить ответственного. Определяют сотрудника, подразделение или внешнего исполнителя, который будет вести эту работу. При распределении обязанностей между несколькими специалистами заранее разграничивают их полномочия.
2. Оценить исходные условия. Нужно учитывать численность персонала, режимы работы, особенности оплаты и другие обстоятельства, от которых зависят требования к оформлению.
3. Утвердить необходимые формы и локальные акты. После определения обязательного состава подготавливают недостающие позиции и закрепляют используемые компанией образцы.
4. Выстроить порядок кадровых процедур. Для приема, переводов, отпусков, увольнений и других операций определяют последовательность действий, ответственных лиц и контрольные сроки.
5. Организовать хранение и доступ. Материалы систематизируют с учетом сроков хранения, а доступ к персональным данным предоставляют только тем сотрудникам, которым он необходим для работы.
6. Проводить периодическую проверку. Аудит позволяет обнаружить расхождения между фактическими условиями, оформленными сведениями и отчетностью и исправить их до возникновения спора или проверки.

Основные обязанности работодателя

В кадровой работе важно не только оформить необходимые документы. Работодатель должен:

• знакомить сотрудников с локальными актами, непосредственно относящимися к их деятельности;
• выдавать по требованию экземпляр трудового договора;
• по письменному заявлению предоставлять заверенные копии связанных с работой документов;
• оформлять изменения условий труда в установленном порядке;
• соблюдать требования к обработке и защите персональных данных;
• вести учет выданных и возвращенных трудовых книжек, если они хранятся у работодателя;
• по запросу работника выдавать сведения о трудовой деятельности за период работы в компании;
• оформлять прекращение трудовых отношений и выдавать положенные сведения в день увольнения;
• обеспечивать сохранность кадровых материалов и ограничивать доступ к ним;
• знакомить сотрудников с приказами и иными актами, когда такое ознакомление прямо требуется законом.

На какие ошибки стоит обратить внимание

Даже при наличии полного комплекта документов могут быть выявлены нарушения. Чаще всего встречаются такие ситуации:

• должность в трудовом договоре не совпадает с наименованием в штатном расписании;
• фактический режим отличается от условий, закрепленных в договоре и ПВТР;
• оклад, доплаты или правила премирования по-разному отражены в локальных актах;
• работника фактически допустили к работе, но письменный договор не оформили в установленный срок;
• условия труда изменились, а необходимое дополнительное соглашение не заключили;
• после обновления локального акта сотрудников не ознакомили с новой редакцией;
• изменившиеся персональные сведения не внесли в используемые учетные формы;
• дата или основание увольнения различаются в приказе, трудовой книжке и сведениях, переданных в СФР;
• продолжают использовать устаревшие формы или формулировки, которые уже не соответствуют действующим требованиям.